De plus en plus souvent,les appels d´offres formulent des exigences en matière de gestion de configuration. Ne pas répondre parfaitement à ces exigences, dans la forme demandée par le client, fait courir le risque de ne pas être retenu. Répondre exactement aux exigences du client présente de nombreux avantages :

    • Le client est satisfait d´avoir une réponse aux exigences qu´il formule.

Le client a pris la peine de formuler des exigences, y répondre c´est lui montrer que vous le respectez et que vous avez la volonté de le satisfaire.

    • Le client est rassuré

La démonstration, dans la réponse à l´appel d´offre de la capacité à gérer parfaitement la configuration est un élément qui participe éfficacement à rassurer le Client quant à la conformité de la fourniture à ses exigences. Etendre la réponse à l´appel d´offre à la gestion de configuration des différents fournisseurs majeurs participant à la fourniture, montre au client que la configuration de l´ensemble de la fourniture sera parfaitement gérée.

    • Le lien de partenariat s´établie dès l´appel d´offre

Une réponse précise et documentée sur la façon dont vous répondez aux exigences du client , une description claire des rôles du Client et de vous, fournisseur, favorisent l´établissement du climat de confiance entre le fournisseur et le client. Ce climat de confiance, nécessaire à un vrai partenariat, doit permettre une véritable délégation par le client, source de diminution des risques et de réduction des coûts au profit des deux partenaires.

La réponse à l´appel d´offre sera plus facile et mieux reçue par le client si les deux prérequis suivants sont satisfaits :

    • Vérification du bon fonctionnement du système de gestion de la configuration ( Voir Audits )

La réponse à l´appel d´offre est souvent confiée à une « équipe projet » dont les missions,
le plus souvent sont :

  • d´analyser l´appel d´offre
  • de déterminer comment l´entreprise peut répondre aux exigences non techniques
  • de définir un avant projet de la fourniture.
  • de déterminer le prix de vente
  • de rédiger et faire approuver la réponse à l´appel d´offre
  • de la défendre et la valoriser devant le Client

 

L´analyse de l´appel d´offre

Je vous propose qu´ensemble nous analysions l´appel d´offre afin d´en extraire toutes les
exigences relatives à la gestion de configuration et à la gestion de la documentation :

  • Exigences de gestion de configuration figurant explicitement dans l´appel d´offre
  • Exigences de gestion de configuration liés à l´invocation de normes
  • Exigences de présentation et de forme de la réponse à l´appel d´offre

Réponse aux exigences non techniques

Je vous propose, qu´ensemble, nous analysions vos processus, vos procédures et les exigences
de l´appel d´offre afin de déterminer :

  • les exigences auquelles votre entreprise est conforme et comment le montrer dans la
    réponse à l´appel d´offre.
  • les exigences auquelles votre entreprise n´est pas conforme et comment retoucher,
    au minimum, vos façons de faire, pour satisfaire aux exigences de l´appel d´offre.

Définition de l´avant projet de la fourniture

Je vous propose de participer, au sein de l´équipe projet, à la définition de la fourniture,
pour les aspects gestion de la configuration. Le but de cette participation est d´obtenir :

  • l´arborescence de la fourniture,
  • la liste des articles de configuration,
  • des paramètres précis permettant de calculer le coût de la gestion de configuration :

Détermination du prix de vente

A partir des données définies par les points précédents :

  • exigences définies par l´appel d´offre,
  • exigences définies par les normes,
  • définition de la fourniture.

Je vous propose, qu´ensemble, nous recherchions une solution optimisée en coût-efficacité
pour répondre aux exigences du client pour la gestion de configuration, et établissions un
devis détaillant les fournitures et les paramètres ayant servi à la détermination du prix.

Rédaction et approbation de la réponse à l´appel d´offre

Je vous propose de participer à la réponse à l´appel d´offre, pour les parties gestion de la
configuration et gestion de la documentation. Cette participation peut prendre les formes
suivantes :

  • Conseils de structure de réponse
  • Conseils de rédaction de la partie du texte de la réponse à l´appel d´offre, relative à la
    gestion de configuration et à la gestion documentaire.
  • Plans de gestion de configuration type
  • Maquette de rapports fournis au titre de la gestion de la configuration
  • Participation aux revues de validation des documents.

Valorisation et defense de la réponse à l´appel d´offre devant le Client.

Si vous le souhaitez, je peux bien sûr participer à la valorisation et à la défense de la
réponse à l´appel d´offre devant votre Client, soit en direct, soit en soutien de l´équipe
chargée de cette mission.

Version V1.0 le 05/07/2015 © copyright Ph Revellat 2015